Conference笔记

我们实验室学生多，一般就自己搞conference,不outsource到别的conference company 去。今天的conference刚玩，逞记忆犹新，我尝试从一个主办的角度，来看看conference organizing的 整个流程，和该注意事项。

conference来的人一般对两样东西最感兴趣，一个是talk(conference program 重要)，一个是食物(conference dinner的地方重要)。

当然还有住宿，和交通，和会场的网路(要注意能不能连上，这次的NUSOpen貌似就不能连上）。如果住的地方太远，要准备交通来送conference的人来回会场和旅店。同样的如果conference dinner的地方太远，也要准备交通送他们到吃饭的地方。

Conference package里面，方的就是 invoice(重要), Conference 手册(重要), 笔记本，笔，name tag(重要), 地图，tourism讯息，traveling brochure, proceeding CD(重要), 还有吃饭的brochure，明年conference的call for paper。有些人的电脑不能用CD,所以准备一个thumbdrive，让大家用这个thumbdrive来把proceeding拷到自己的电脑上。

在conference来之前，可以发email和大家确认下有谁不来(注册了却没有订旅店)，这样就不会有no-show surprise。 Conference 手册（http://www.comp.nus.edu.sg/~pat/iceccs2013/program.pdf）里面的讯息随时会更动，所以必须到最后才打印出来。 还有conference package随时数量会增加，因为有些人会临时注册，所以必须要安排好人手来弄这个。六个人，70+package,大概要两个半小时。如果是学生的话，可以不准备package，节省时间资源。重要的人物 (keynote speaker)，他们不需要注册, 还有记得买礼物，让他们住比较好的hotel，给别人方便，打好关系。

Conference组织方面，会场就准备了罐装水，tea break 的时候用的。还有咖啡机，可以用来泡咖啡，用starbuck的咖啡豆不错。。还要在之前在申请的时候，让与会者选择需不需要用素食。还有一些指示牌，指引来参加的人的。Registration柜台要有些人，很多时候都会有人来咨询的。

Conference的room要book好，里面要准备microphone给主讲者（可以是带在身上的），和两旁放microphone让大家问问题。可以让学生拿着microphone去给问问题的人。

在Conference里的buffet，要准备充足，但是有时来的人太少，就要把食物给他减少节省开支。交通也是。

还有就是conference 一般都是后面都没神马人的，如果要学生充数的话，应该在后半部分多叫人过来。conference结束后，膳后要做好，比如这次有个煮水机开着，没关，烧坏了桌子-不过幸好没有发生事故，还有就是吃了的食物掉在地上，这些都会招到投诉的。

来帮忙的学生，也要多多照顾，让大家免费参与conference和buffet，这样学生也会帮得快乐，创造双赢的局面。有时候学生之间，也会出现心理不平衡，不如谁做多，谁做少，因为大家也不知道对方做什么，都是眼见为凭，这是比较难避免的。只是要尝试去了解学生的需要，比如需要大家的帮助的话，就帮忙发个召集email。因为以导师的身份发email,和学生自己发是不一样的。

大概就是这样了。